Bei der Weiterentwicklung der Präsentationstechnik kommt es darauf an, erfolgversprechende Zukunftstrends früh zu erkennen und die strategisch richtigen Konsequenzen zu ziehen: für die eigene Person, aber auch für die Präsentationskultur des Teams und des Unternehmens insgesamt.

Trendreports sowie Tendenzen in Grossunternehmen und Forschungseinrichtungen deuten daraufhin, dass die Präsentationskultur in Zukunft insbesondere durch
- Verstärkte Medienintegration und Interaktivität
- Telekommunikation
- Umfassende Nutzung der Servertechnologie
- Professionellen Softwareeinsatz sowie
- Strategieunterstützende Weiterbildung
  geprägt sein wird.

Verstärkte Medienintegration und Interaktivität
Um Präsentationsziele zu erreichen, wird zunehmend die ganze Bandbreite multimedialer Möglichkeiten genutzt. Vor allem Videosequenzen, Simulationen, Animationen und virtuelle Darstellungen werden immer häufiger eingesetzt. Grosse Arbeitsspeicher, leistungsfähige Prozessoren, DVD, brillante und kontrastreiche Displays und die übrigen besonderen Leistungsmerkmale moderner Notebooks und Digitalprojektoren unterstützen diese Tendenz.
Didaktisch sinnvoll eingesetzt bieten Videoclips die Chance, die Zuhörer stärker zu motivieren und komplexe Sachverhalte besser zu erklären und zu verankern als statische Bilder. Videosequenzen werden verstärkt genutzt, um beispielsweise
- das eigene Unternehmen oder einzelne Sparten vorzustellen
  (Imagefilm/ Firmenvideo),
- Referenzprojekte im Bewegtbild zu zeigen und Aussagen von
  zufriedenen Kunden oder Referenzpersonen zu präsentieren
  (USA),
- komplizierte Problemlösungen, Prozesse und Entwicklungen
  verständlich zu erklären,
- dem Zuhörerkreis Produktneuheiten und -modifikationen
  realitätsnah zu zeigen,
- Statements von Personen aus dem eigenen Unternehmen oder
  aus Wirtschaft, Politik oder Forschung im O-Ton einzublenden,
- neue Erkenntnisse aus Forschung und Technik audio-visuell
  vorzustellen.

Das Fraunhofer Institut geht davon aus, dass die Darstellung komplexer virtueller Realität (VR) in Zukunft zunehmend möglich und für breite Anwendungen wirtschaftlich sein wird. Auch für Präsentationen am Notebook. Diese multimediale Option bietet die Chance, Produkte, Abläufe und Situationen virtuell in Präsentationen einzubinden oder durch 3-dimensionale Darstellungen im Präsentationsraum erlebbar zu machen. Interessante Anwendungsfelder zeichnen sich in der Architektur, in der Konstruktion sowie in den Bereichen Produktdesign, Marketing und Projekt-Management ab (Informationen zur VR zum Beispiel unter www.iao.fhg.de).

Für bestimmte Ziele werden interaktive Meetings an Bedeutung gewinnen. Sogenannte Electronic Meeting Systems (EMS) unterstützen einen ähnlichen Ansatz wie die moderierte Metaplan-Methode. Anders als bei der klassischen Problemlösungsmethode mit Pinnwand und Kärtchen wird bei EMS der Prozess der Ideensammlung, Gruppierung und Bewertung über eine Software gesteuert. Alle Teilnehmer des Meetings benötigen hierzu einen eigenen Rechner, wobei ein Netzwerk die Verbindung untereinander sicherstellt. Bei der Einführung darf jedoch nicht übersehen werden, dass die Teilnehmer hierbei über eine gewisse Akzeptanz und Computererfahrung verfügen müssen, der finanzielle Aufwand dieser Methode nicht unerheblich ist und der Erfolg insbesondere von der Erfahrung und Motivationsfähigkeit des Moderators abhängt (siehe im einzelnen Minoltastudie 1999)

In naher Zukunft werden bei den meisten Kundenpräsentationen Peripheriegeräte wie digitale Whiteboards, multimediale Boards (Digiboards) oder das klassische Flip-Chart ausreichen, um Angebote und Ideen im Dialog mit dem Kunden weiterzuentwickeln oder Handskizzen "live" zu erstellen (Spezielle Informationen unter: www.softboard.com; www.groupvision.de; www.liesegang.de).

Telekommunikation
Video- und real-time Computerkonferenzen werden auch im Rahmen von Präsentationen an Verbreitung zunehmen. Die wichtigen Vorteile liegen im Zeitgewinn, der Verminderung von Reisekosten, kürzeren Reaktionszeiten bei zeitkritischen Entscheidungen, in beschleunigten Abstimmungs- und Entscheidungsprozessen sowie in der Erhöhung der Flexibilität bei Präsentationen. So ist es beispielsweise möglich,
- entfernte Personen zu beteiligen, deren persönliche Teilnahme
  nicht möglich ist,
- Spezialisten oder andere Schlüsselpersonen während der
  Veranstaltung zuzuschalten, um spezielle Fragen des Kunden zu
  beantworten,
- simultan in "Echtzeit" zu konferieren. Dabei haben alle
  Teilnehmer das relevante Dokument zur gleiche Zeit auf dem
  Bildschirm und können - unterstützt von einer Software - zur
  gleichen Zeit daran arbeiten (application sharing).

Anbieter und spezielle Informationen unter:
www.videoconferencing.de
www.panelight.com
www.picturetel.de
www.3m.com

Umfassende Nutzung der Servertechnologie
Marketing-Server werden verstärkt genutzt, um schnell am Markt zu reagieren und - zentral koordiniert und zeitnah - unterstützendes Präsentations- und Argumentationsmaterial sowie relevante Informationen bereitzustellen. Der Server kann dabei als offene Plattform definiert werden, auf der alles, was Qualität und Wirkungsgrad der Präsentationen fördert und der Kundenbeziehung zugute kommt, gespeichert wird. Zu den Angeboten, die der Vertrieb je nach Bedarf an jedem Ort der Welt und rund um die Uhr nutzen kann, gehören:

- modular aufgebaute, mehrsprachige Firmenpräsentationen auf
  der CI-Linie des Unternehmens und in mehreren Sprachen
  verfügbar,
- ergänzende Vortragstexte zu den Charts, die die
  Vorbereitungszeit reduzieren und eine einheitliche
  Sprachregelung konzernweit sicherstellen,
- unterstützende multimediale Materialien wie Fotos, Videoclips
  oder Schaubilder,
- Praxishilfen zum professionellen Präsentieren im nationalen wie
  im internationalen Geschäft sowie
- relevante Informationen des Customer Relationship Management
  (CRM) über Kunde, Produkt und Markt.

Bei der Deutschen Telekom wird die Unternehmenspräsentation zusammen mit den übrigen Informationen rollierend aktualisiert. Die Mitarbeiter können die Funktion des Intranet-Update nutzen, um die Charts auf den neuesten Stand zu bringen. Dabei überprüft das Programm, inwieweit sich neue Charts zum Download auf dem Server befinden. Ist das der Fall, werden die Charts automatisch heruntergeladen und in einem Zielverzeichnis auf der Festplatte abgelegt. Die Benutzerführung ist selbsterklärend und vollautomatisch.

Bei zentral erarbeiteten Präsentationsmaterialien kommt es darauf an, die Wünsche und Bedürfnisse der präsentierenden Mitarbeiter stärker zu berücksichtigen. Insbesondere in Großunternehmen werden die Betroffenen oft gar nicht oder unzureichend an der Erarbeitung der Firmenportraits beteiligt, was nicht selten zu einer geringen Akzeptanz der angebotenen Hilfsmittel führt. Außerdem sind die Kriterien für die Gestaltung professioneller Charts bei zentral erstellten Firmen- und Produktpräsentationen noch konsequenter zu beachten. Nicht selten fehlt es auf der ersten Führungsebene an dem notwendigen Problembewusstsein für die Gestaltung "hirngerechter" und motivierender Schaubilder.

Online-Präsentation
Mittelfristig ist damit zu rechnen, dass die Bedeutung von Online-Präsentationen auch im internationalen Geschäft zunimmt. Dies setzt allerdings im Besprechungsraum einen fest installierten Rechner und Dateprojektor/Beamer sowie eine zuverlässige Online-Verbindung voraus, die den Zugriff auf die vor Reisebeginn fertiggestellte Präsentation erlaubt. Verbesserte Komprimierungsprogramme und das im Aufbau begriffene UMTS werden diesen Prozess begünstigen.

Auch bei der Steuerung der Medien während der Präsentation zeichnen sich neue Wege ab: Multimediale Darstellungen werden sich auf Zuruf, per Fingerzeig auf die Präsentationsfläche oder per Gestik steuern lassen. Einfache Gesten an der Wand erlauben es, projizierte Elemente zu verschieben, zu verändern oder zu löschen. Durch diese und andere Funktionen kann der Vortagende die eigentliche Präsentation mit einem Minimum an Energie durchführen, was ihm mehr Sicherheit gibt und ihm mehr Spielraum für den Kundendialog lässt.

Professioneller Softwareeinsatz
Multimediale Anwendungen setzen leistungsfähige Softwareprogramme voraus. PowerPoint dominiert weltweit die Präsentationspraxis. Über 80 Prozent der Präsentierenden in Vertrieb, Management und Training nutzen diese universelle Software, nicht zuletzt wegen der Verfügbarkeit an fast jedem Arbeitsplatz.

Es sind vor allem diese Argumente, die aus unternehmerischer Sicht für PowerPoint sprechen: Der breite Funktionsumfang: Das gesamte Spektrum multimedialer Darstellungen wird unterstützt; die Verzweigung ins Internet/Intranet ist möglich; imageförderliche Präsentationen sind auch unter Zeitdruck zu erstellen; Animationen und Dynamik im Bildaufbau erleichtern es, die Aufmerksamkeit des Auditoriums zu lenken. Die anwenderfreundliche Bedienung: PowerPoint ist in kurzer Zeit zu erlernen; Charts können rasch erstellt, sortiert und verändert werden; die eigentliche Präsentation auf "Knopfdruck" ist relativ einfach. Der umfassende Datentausch: Texte, Grafiken und andere multimediale Informationen lassen sich in den gängigen Standardformaten einlesen. Kompatibilität mit anderen Programmen ist gegeben. Add-Ins für 3D-Rotationen, animierte Templates und andere Serviceleistungen sind auf der Microsoft-Webseite für registrierte Kunden verfügbar (www.microsoft.com).

Internet-Links

Präsentationssoftware

Powerpoint www.microsoft.com
Corel Presentation www.corel.com
Astound www.astound.com
Freelance www.lotus.com
Micrografx www.micrografx.com

Multimediale Autorensysteme

Mediator www.matchware.net
Macromedia Director www.macromedia.com
Scala www.scala.com

Andere Software-Pakete (siehe Kasten) werden - oft ergänzend zu PowerPoint - für spezielle Funktionen, Inhalte und multimediale Spezialeffekte eingesetzt. So bietet das in den USA weit verbreitete Astound etwa die Möglichkeit, dynamisches HTML zu exportieren. Autorensysteme wie Macromedia Director oder Mediator erlauben es, mit einer Zeitlinie (timeline) die Objekte einer Seite zeitlich genau zu positionieren oder die Dauer von Eingabe- und Ausgabeeffekten bis auf die Sekunde genau festzulegen.

Gleichförmige und ermüdende Computerpräsentationen haben in der Regel weniger mit dem Leistungsspektrum der eingesetzten Software zu tun als mit der Unfähigkeit der Anwender, "hirngerechte" und ästhetisch gefällige Präsentationen zu erstellen und durchzuführen. Zwei Beispiele: Die Präsentationsvorlagen der PowerPoint-Software wirken sehr unruhig und können von der eigentlichen Botschaft ablenken. Auch die Nutzung der meisten Cliparts ist problematisch, weil die Motive stark amerikanisiert sind und die x-fache Anwendung derselben Clips a priori negativ beim Zuhörer ankommt. (Der Beitrag "International Präsentieren" zeigt, wie Sie die Klippen bei Computerpräsentationen umschiffen können).

Strategieunterstützende Weiterbildung
Aus der Sicht des Unternehmens ist zu prüfen, welche der Neuen Medien zur Branche, zur Präsentationskultur und am besten zum Firmenleitbild passen und welche Vorgehensweise geeignet ist, die Präsentationskultur des Unternehmens zu optimieren. Um Fehlentscheidungen zu vermeiden und zu einem realistischen Konzept zu kommen, empfiehlt sich zunächst die Erarbeitung einer zielgerichteten Strategie und anschließend die Durchführung strategie-unterstützender Weiterbildungsmaßnahmen.

Gegenstand der folgenden vier Schritte kann die Präsentationstechnik eines Teams, eines Bereiches oder des gesamten Unternehmens sein. Die Abbildung "Ansatzpunkte zur Qualitätsoptimierung von Präsentationen" kann dabei als Raster dienen.

1. Analyse der Ist-Situation
Hier geht es um die Stärken und Schwachstellen der aktuellen Präsentationstechnik. Diese Standortbestimmung kann sich auf einzelne oder auf alle Faktoren beziehen, die den Präsentationserfolg beeinflussen.

2. Definition strategischer Ziele
Hierbei ist festzulegen, welches Verständnis das Unternehmen von der Präsentationskultur und von sinnvollen Weiterentwicklungen hat. Hierbei sind die strategischen Ziele und Vorgaben des Marketing, des Corporate Design und des Customer Relationship Management zu berücksichtigen.

3. Entscheidung für bestimmte Maßnahmen
Die Schritte 1. und 2. bilden hierfür die Grundlage.

4. Durchsetzung der Strategie
Ein strategisches Konzept zur Verbesserung der Präsentationskultur darf sich nicht nur auf den Aspekt innovativer Techniken beschränken sondern muss auch die Frage der zielgerichteten Weiterbildung der präsentierenden Führungs- und Fachkräfte einschließen. Es ist ratsam, eine Person oder Projektgruppe einzusetzen, die als Promotor für die Umsetzung der Strategie verantwortlich ist.

Die Realisierung einer zukunftsgerichteten Präsentationskultur hat die größte Erfolgsaussicht, wenn unterstützende Seminare und Coachings für alle Betroffenen in Verbindung mit netzgestützten Lernformen durchgeführt werden. Ein Top-Down-Modell, das alle Führungsebenen umgreift, bietet die beste Gewähr für eine nachhaltige Verbesserung der Präsentationskultur. Dabei kommt es der Motivation und dem Transfereffekt zugute, wenn im Team gelernt und geübt wird. Das Teamtraining bietet nämlich neben individueller Verhaltensförderung die Chancen,

- Problembewußtsein für innovative Präsentationstechniken zu
  wecken
- den Umgang mit Neuen Medien zu üben
- die Möglichkeiten und Grenzen klassischer und neuer Medien
  auszutesten
- die Corporate-Identity-Strategie des Unternehmens sowie zentral
  bereitgestellte Präsentations- und Argumentationshilfen
  kennenzulernen
- einen dauerhaften Lernprozess im beteiligten Team in Gang zu
  setzen.

Ein digitales "Informations- und Lernwerkzeug" zum Know-How professioneller Präsentationstechnik kann ergänzend auf CD-Rom oder auf dem Server bereitgestellt werden, um den Transfer des im Seminar Vermittelten zu unterstützen und dem Vergessen entgegenzuwirken. Als Selbstlernprogramm konzipiert hilft es auch denjenigen, die noch nicht Gelegenheit hatten, an Seminaren teilzunehmen. Im Interesse eines optimalen Anwendernutzens sollte ein solches Werkzeug alle erfolgswichtigen Bereiche des Präsentierens umfassen und in regelmäßigen Intervallen fortgeschrieben und aktualisiert werden.

Präsentationsmedien sind Hilfsmittel
Wer präsentiert, sollte sich bewußtmachen, dass neue Präsentationstechniken und professionelle Medienkompetenz allein nicht ausreichen, um Zuhörer zu überzeugen. Wichtiger sind zwischenmenschliche Fähigkeiten ("soziale Kompetenzen"), ohne die es nicht gelingt, eine gute Beziehung zum Kunden herzustellen und kontinuierlich zu entwickeln. Gerade wegen der dominierenden Wirkung von Multimedia sollte der Präsentierende darauf achten, nicht an den Rand gedrängt zu werden. Ob neue oder klassische Medien - sie sind lediglich Diener des Präsentierenden. In diesem Sinne können neue, faszinierende Medien den Vortragenden bei seiner Überzeugungsarbeit hervorragend unterstützen, sie können jedoch niemals den präsentierenden Menschen ersetzen.