Chancen der Computerpräsentation

Sinnvoll eingesetzt bietet Multimedia die Möglichkeit, mehr Aufmerksamkeit zu wecken, die Kernbotschaft nachhaltiger zu verankern, Realität in einem hohen Maß an Echtheit abzubilden und die eigene Kompetenz und Überzeugungswirkung "unterschwellig" zu verstärken. Besondere Chancen sind bei Firmen- und Produktpräsentationen gegeben, wenn
- Kernkompetenzen, Referenzobjekte und Leistungsangebote
  aus dem Hightech-Bereich (Software, IT, Telekommunikation
  usw.) darzustellen sind,
- technische Prozesse und Funktionsabläufe oder geplante,
  zukünftige "Wirklichkeiten" durch Animation, Simulation oder
  virtuelle Darstellung anschaulich zu machen sind,
- komplexe Bildschirminhalte Schritt für Schritt aufgebaut werden
  sollen (z.B. Flussdiagramme, Portfolioanalysen, komplizierte
  Schaubilder oder Netzpläne),
- Bildschirminhalte (Software, Layout, Internetseiten, Diagramme
  u.ä.) im Dialog mit dem Kunden weiterzuentwickeln sind,
- im internationalen Geschäft Präsentationsseiten kurzfristig und
  kundenspezifisch zu gestalten oder zu aktualisieren sind,
- Text, Fotos, Schaubilder und Grafiken mit dynamische Elementen
  (z.B. Animation, Video- und Audioclips, Simulation) verknüpft
  werden sollen.

Darüber hinaus ist die computergestützte Darstellung auch bei anderen Anlässen wie Fachkongressen, Konferenzen, Verkaufstagungen oder Schulungen sinnvoll oder gar zwingend, wenn während der Präsentation
- ins Internet oder ins Intranet verzweigt werden soll,
- Daten- und Abläufe zu verändern oder zu aktualisieren sind,
- spezielle Fragen auftauchen, die unter Zugriff auf eine
  Datenbank, CD-Rom oder DVD beantwortet werden sollen,
- entfernte Personen (z.B. durch Videokonferenz) an der
  Präsentation zu beteiligen sind,
- digitale Peripheriegeräte wie Foto-, Video-, Desktopkamera oder
  digitale Whiteboards für angestrebte Präsentationsziele genutzt
  werden sollen.

Risiken der Computerpräsentation

Die faszinierenden Möglichkeiten von Multimedia verführen oft dazu, den Computer unüberlegt einzusetzen, zumal im weltweiten Business. Negative Konsequenzen sind häufig die Folge: Der Vortragende wird durch zu viel Technik in den Hintergrund gedrängt und die Zuhörer bleiben passiv. Der Frontalvortrag erschwert es, eine persönliche Beziehung zum Kunden aufzubauen. Nachteilig wirken darüber hinaus: zu lange und gleichförmige PC-Präsentationen, übertriebene Animationen und Effekthascherei, elektronische "Folienschlachten", schlechte Kontraste bei der Projektion sowie persönliche Unsicherheiten
beim Einsatz neuer Medien.

Der Vortragende tritt in den Hintergrund
Bewegte Bilder, farbige Charts und Videoeinschübe können die Aufmerksamkeit der Zuhörer so stark in Anspruch nehmen, dass der zwischenmenschliche Kontakt auf der Strecke bleibt. Wer sich als Präsentator mehr auf die Technik als auf den Kunden konzentriert, kann seine wichtige Rolle als Beziehungsmanager nicht ausreichend wahrnehmen: Er beraubt sich der Möglichkeit, persönlichen Kontakt zu seinen Zuhörern, insbesondere zu Schlüsselpersonen, informellen Führern und Entscheidern, aufzubauen und weiterzuentwickeln. Dabei werden diese "weichen" Faktoren umso wichtiger, je weniger sich die präsentierten Produkte von konkurrierenden Angeboten unterscheiden.

Ihre Zuhörer bleiben passiv
Multimedia-Präsentationen werden in der Regel frontal vorgetragen. Je länger die frontale Darbietung dauert, umso eher werden die Zuhörer in eine passive Haltung gedrängt. Im ungünstigsten Fall reagieren sie mit Abbruchgedanken oder Desinteresse. Diese Reaktion ist vor allem dann wahrscheinlich, wenn die Computerpräsentation an den Erwartungen der Adressaten vorbeigeht, gleichförmig konzipiert ist und kaum Gelegenheit zur Interaktion gegeben ist.

Ablenkende Effekte
Die eigentliche Botschaft darf nicht von zu starken Effekten, die sachlich nicht gerechtfertigt sind, überlagert werden. Dazu gehören extreme Animationen (Rennwagen- , Lasereffekte u.ä.), 3 D-Diagramme, verschiedenartige Überblendeffekte, zu viele Schriftgrößen und Farben, ein unruhiger Hintergrund, zu viele Stimulanzien oder zu lange Videosequenzen.

Computerpräsentation passt nicht zum Szenario
Die Medienfrage kann nicht losgelöst vom konkreten Anlass der Präsentation geklärt werden. Prüfen Sie daher immer, inwieweit eine Computerpräsentation zu den Zielen, Inhalten und den Besonderheiten Ihrer Zuhörerschaft passt. Eine Multimedia-Vorführung ist beispielsweise nur begrenzt geeignet, wenn Sie im Dialog mit dem Kunden Probleme analysieren und Lösungskonzepte weiterentwickeln wollen oder wenn die Präsentation nur wenige Minuten dauert, was den Aufwand einer elektronischen Darstellung nicht rechtfertigt.

Computerpräsentation passt nicht zur eigenen Persönlichkeit
Besser eine brillante Präsentation am Flip-Chart oder Tageslichtprojektor als eine dilettantische Darbietung am Computer. Das eingesetzte visuelle Medium muss zur Persönlichkeit des Präsentators passen. Das entscheidende Kriterium bleibt in jedem Fall, das Auditorium zu überzeugen. Falls der PC-Einsatz unumgänglich ist, kommt auch eine Teampräsentation in Frage, um das rhetorische Können der einen Person mit den multimedialen Fähigkeiten der anderen zu verbinden.

Risiko technischer Pannen
Erfahrungsgemäß steigt beim Einsatz elektronischer Medien die Zahl der Sollbruchstellen: Der Computer kann abstürzen, Dataprojektor oder Infrarotmaus können ausfallen. Es bereitet Schwierigkeiten, eine bestimmte Folie aufzurufen oder ins Internet zu verzweigen. Im internationalen Geschäft kommt hinzu, dass man die Besonderheiten des Konferenzraumes häufig nicht kennt und Kompatibilitätsprobleme auftreten können.

Tipps zur für die kundenorientierte Vorbereitung

Eine gute Vorbereitung ist unverzichtbar, um eine maßgeschneiderte Präsentationsstrategie zu finden, Wahl und Einsatz der Medien zu optimieren und schwierige Situationen bei der Durchführung zu meistern. Konsequente Kundenorientierung sollte den gesamten Präsentationsprozesses begleiten. Schlechte Präsentationen sind häufig darauf zurückzuführen, dass man ohne Kunden- und Situationsanalyse mit der Erarbeitung oder Zusammenstellung der Bildschirmdarstellung beginnt. Besonders risikoreich ist es, vorgefertigte Firmen- und Produktpräsentationen zu zeigen, ohne den kulturellen Besonderheiten und den konkreten Bedürfnissen und Erwartungen des Kunden Rechnung zu tragen.

Kunden- und Situationsanalyse
Vorinformationen über die "Welt" des Kunden bieten Ihnen wertvolle Kriterien, um kulturelle Differenzen zu überbrücken, die Inhalte bedarfsgerecht auszuwählen, das Vortragsniveau festzulegen und die passenden Medien zu finden. Nutzen Sie zur Beantwortung der folgenden Fragen alle verfügbaren Informationsquellen (insbes. Online-Recherche; Customer Relationship Management; persönliche Gespräche mit dem Kunden, mit erfahrenen Kollegen oder Mentoren aus dem betreffenden Kulturkreis):
- In welcher Situation werde ich präsentieren?
  (Teilnehmer? Anzahl? Namen? Hierarchie? Ressort?)
- Welche Erwartungen und Ziele hat der Kundenkreis
  (Probleme und Schwierigkeiten? Entscheidungskriterien?
  Besonders wichtige Produktmerkmale?
- Auf welche Rahmenbedingungen muss ich mich einstellen?
  (Raumausstattung? Ablauf und Tagesordnung?
  Zeitliche Vorgabe? Kundenkontaktpunkte vor und nach der
  Präsentation?
- Welche Vorkenntnisse und Einstellungen haben die Zuhörer?
  Welche Fachbegriffe und Inhalte muss ich erklären?
  Inwieweit haben verwendete Schlüsselbegriffe in dem fremden
  Kulturkreis eine andere Bedeutung?
  Mit welchen Einwänden und mit welcher Kritik muss ich
  rechnen? Gibt es Tabuthemen?
- Wie stehen die Zuhörer zu mir und zu unserem Unternehmen?
  Gibt es Gemeinsamkeiten oder positive Projekte der
  Vergangenheit, an denen ich anknüpfen kann?
  Welche Themen eignen sich für informelle Gespräche im
  Umfeld der Veranstaltung?

Es ist hilfreich, eine Übersicht der wichtigen Erfolgsfaktoren beim Präsentieren zusammenzustellen (siehe Abbildung) und zu prüfen, inwieweit diese positiv auf den Kunden wirken (insbes. Inhalt und Aufbau der Präsentation, Gestaltung der Computerpräsentation, Tischvorlage, Raum, Vortrag und Dramaturgie, Interaktion und Diskussion; Medieneinsatz, Kontakte im Umfeld der Präsentation und "After Presentation Service".

Je mehr Informationen Sie vorab beschafft können über den Kunden und die Besonderheiten des betreffenden Kulturkreises, um so leichter wird es Ihnen fallen, alle erfolgswichtigen Faktoren der Präsentation so einzustellen, dass der (ausländische) Kunde sie positiv wahrnimmt.

Gestalten Sie die Charts Ihrer Computerpräsentation "hirngerecht"
Was bei Bildschirmdarstellungen, Overheadfolien und Hardcopy neben einer einheitlichen CI-Linie (Layout) gleichermaßen zu beachten ist:

- Eine Aussage pro Folie
- Aussagefähige Überschrift (als "action title")
- Maximal sieben Zeilen pro Textchart
- Schlüsselworte statt Sätze
- Kernbotschaft in der Mitte
- 30 Prozent der Folie freilassen
- Lesbarkeit für alle Zuhörer sichern
- Seriöser Farbeinsatz/Kontraste maximieren

Allgemein gilt: So einfach wie möglich, so wenig wie möglich, so lesbar und so übersichtlich wie möglich!

Begrenzen Sie die Anzahl der Bildschirmseiten
Weil man auf Knopfdruck - also mit wenig Energieaufwand - Charts ein- und ausblenden kann, verführen Computerpräsentationen dazu, die Zuhörer zu überfordern. Ihre Zuhörer müssen eine Chance haben, die präsentierten Folieninhalte aufzunehmen und zu verarbeiten. Zu viele Folien bringen die Gefahr mit sich, dass es bei den Zuhörern zu Gedächtnis-hemmungen kommt. Versuchen Sie daher, die Menge der Folien zu begrenzen. Weniger ist im Zweifel mehr! Faustregel: Ein Chart in etwa 90 Sekunden. Den Zeitbedarf für einzelne Charts und die Präsentation insgesamt können Sie zuverlässig einschätzen, wenn Sie vorab Ihre Bildschirmpräsentation eins zu eins simulieren und dabei die Zeit kontrollieren.

Sichern Sie die Aufmerksamkeit der Zuhörer
Gleichförmige Charts, monotone Animationen, identische Reize langweilen die Zuhörer. Es fördert die Aufmerksamkeit, wenn Sie zum Beispiel:

- Text- mit relevanten Bildinformation verknüpfen
  (z.B. mit Fotos, kurzen Videoclips oder andere Stimulanzien)
- nicht mehr als zwei Textfolien hintereinander zeigen und
  Animationseffekte sparsam einsetzen.
- nur einen Übergangseffekt wählen, mit dem Sie die Folie Ihrer
  Bildschirmpräsentation einzublenden
- an bestimmten Stellen Ihrer Bildschirmshow interaktive Phasen
  einfügen (für Bedarfsanalyse, Verständnisfragen, Einwände und
  Erfahrungsaustausch),
- komplexe Bilder durch Animation Schritt für Schritt aufbauen und
  dadurch AHA-Erlebnisse beim Zuhörer sichern,
- ein anderes Medium zwischendurch einsetzen (z.B. Flip-Chart
  oder Tischvorlage) oder in einem rein verbalen Teil
  beispielsweise eine Anekdote oder persönliche Erfahrungen
  vortragen.

Bereiten Sie eine ausführliche Tischvorlage (Handout) vor
Es fördert die Überzeugungswirkung Ihrer Präsentation und hilft Missverständnisse zu vermeiden, wenn Sie eine imageförderliche Tischvorlage in Englisch und - falls möglich - in der jeweiligen Landessprache erstellen. Übernehmen Sie die im Vortrag verwendeten Charts inhaltsgleich in die Unterlagen. Der Kunde sollte spüren, dass die Unterlage individuell für ihn und für diesen speziellen Anlass entwickelt wurde. Verteilen Sie Ihr Handout bei Auslandseinsätzen vor der Präsentation.

Drucken Sie die Gliederungsansicht der Folien aus
Während der Präsentation benötigen Sie einen "Spickzettel", um die nächste Folie anmoderieren und bei Bedarf auf ein spezielles Chart zurück- oder vorspringen zu können. Bei einer PowerPoint-Bildschirmpräsentation können Sie zum Beispiel die Folie Nummer 5 dadurch aufrufen, dass Sie die Ziffer 5 eintippen und die Enter-Taste drücken!

Checken Sie die Ausstattung des Präsentationsraumes
Damit Sie bei Kundenpräsentationen im Ausland keine Überraschungen erleben, ist es ratsam,
- Informationen über die Ausstattung des Raumes und die
  verfügbaren Medien einzuholen,
- dem Veranstalter eine Checklist für die technische Ausstattung
  und eine Skizze zur räumlichen Anordnung der Medien
  zuzusenden,
- frühzeitig anzureisen, um die Besonderheiten des
  Präsentationsraums zu prüfen.

Falls Sie Ihren eigenen mobilen Dataprojektor mitbringen:
- Adapterset und die richtigen Kabel (im Fachhandel erhältlich)
  nicht vergessen
  (Info zum Beispiel unter www.medium.de)
- Leistungsmerkmale: Mindestens 1000 ANSI-Lumen;
  Fernbedienung mit Black-Screen-Funktion sowie Laserpointer;
  geringe Geräuschentwicklung (Testen!); Plug & Play;
  Trapezkorrektur auf Knopfdruck; eingebaute Zweitlampe; falls
  notwendig: Bildausschnittsvergrößerung, um Details
  hervorzuheben; Gewicht unter 2 Kilogramm; Transport im
  harten, gepolsterten Koffer. Vor der Reise: Anschlüsse und
  Kompatibilität mit Ihrem Notebook testen!
- Prüfen Sie, ob Sie am Zielort Ihrer Präsentation im Falle eines
  Defekts einen Service und eine 24 Stunden-Hotline in Anspruch
  nehmen können)

Halten Sie ein Notprogramm bereit
Es gibt Ihnen zusätzlich Sicherheit, wenn Sie für den "worst case" (z.B. Absturz des Notebooks, Ausfall des Projektors) einen Foliensatz bereithalten. Spielen Sie auch die Situation durch, dass Sie Ihre Präsentation rein verbal unter Einsatz eines Flip-Chart oder anhand der verteilten Tischvorlage durchführen müssen. In jedem Falle zahlt es sich aus, wenn Sie die Struktur und die Kernbotschaft Ihrer Präsentation einschließlich griffiger Beispiele im Kopf und nicht nur im Computer haben.

Tipps für die kundenorientierte Durchführung

Inwieweit Ihre Präsentation aus Kundensicht überzeugend erscheint, hängt von Ihrem Auftreten, vom inhaltlichen Konzept, der medialen Unterstützung und Ihrem interaktiven Verhalten ab, das Sie vor, während und nach der Präsentation zeigen.

Erst der Mensch - dann die Technik
Zu Anfang der Präsentation sollte der persönliche Kontakt zum Zuhörer und nicht die Technik im Mittelpunkt stehen. Treten Sie freundlich-positiv und offen vor das Auditorium. Sie fördern "unterschwellig" Überzeugungswirkung und Sympathiewert, wenn Sie sich dabei dem Kommunikationsstil des Gastlandes anpassen: In den USA beispielsweise gewinnt der Vortragende durch dynamisches, gewinnendes Auftreten und durch eine fesselnde, lebendige Rhetorik (Power Talking). Geschätzt wird eine Anekdote oder eine unterhaltsame Analogie in der Einstiegsphase; die Kernbotschaft wird plakativ und farbig herausgestellt; Folien enthalten weniger Informationen als in Deutschland. In ostasiatischen Ländern hingegen ist man gut beraten, sich zurückzunehmen, nicht zu "laut" aufzutreten und einen ruhigen, sachlichen, kompetenten Eindruck in Vortrag und Diskussion zu hinterlassen. In China verstärken Sie Ihre Kompetenz, wenn Sie viele Details bringen.

Halten Sie Blickkontakt zum Auditorium
Dies fällt relativ leicht, wenn Sie stehend präsentieren. Mit Hilfe einer Fernbedienung (Infrarot-, Funk- oder GyroMouse) können Sie sich frei im Raum bewegen. Dies fördert die Aufmerksamkeit der Zuhörer und eröffnet mehr Spielraum für Dramaturgie und Medienwechsel. Falls Sie die Tastatur des Notebooks benötigen, kommen je nach Szenario zwei Alternativen in Frage: Sie präsentieren entweder seitlich sitzend oder stehend am Rednerpult, wobei Sie jeweils Ihren PC im Zugriff haben. Achten Sie darauf, dass Sie den Großteil der Zuhörer ansehen und zwischendurch das projizierte Bild kontrollieren können.

Fördern Sie die Verständlichkeit
Sprechen Sie bei interkulturellen Meetings langsamer als gewöhnlich und lassen Sie die Schaubilder länger wirken. Sonst sind aufgrund der unterschiedlichen Sichtweisen, der sprachlichen Probleme und der kulturellen Differenzen Verständnisschwierigkeiten vorgezeichnet. Achten Sie stets auf die körpersprachlichen Reaktionen der Zuhörer und geben Sie hinreiche Raum für Verständnisfragen. Sie erleichtern dem ausländischen Zuhörerkreis zusätzlich die Aufnahme und Verarbeitung der präsentierten Inhalte, wenn Sie

- gegliedert und strukturiert vortragen (Agenda entweder in
  Bildschirmpräsentation oder auf Dauermedium einfügen)
- kurze Sätze und einfache Begriffe verwenden
- Abkürzungen erläutern
- Zusammenfassungen und Zwischenresümees einschieben
- Kernargumente dreimal wiederholen
- konzentriert zuhören und starke Antennen für schwache
  (Akzeptanz- oder Ablehnungs-) Signale entwickeln.

Zeigen Sie auch in interaktiven Phasen Wertschätzung
Bleiben Sie auch bei Einwänden, wiederholten Fragen oder scheinbar unsinnigen Beiträgen stets höflich, wertschätzend und partnerschaftlich. Bedenken Sie in China, dass eine Reihe wichtiger Fragen häufiger gestellt werden, um die Richtigkeit Ihrer Antwort zu testen. Da alles protokolliert wird, ist es gefährlich, gewagte Antworten zu geben oder sich ohne Not festzulegen. Treten Fragen auf, die man nicht beantworten kann, ist es ratsam, erst nach einem Gespräch mit dem Heimatunternehmen die zuverlässige Information zu geben. Verzichten Sie in Diskussionen möglichst darauf, Detailfragen zu stellen, die der Gesprächspartner nicht beantworten kann. Jeder muss vor den Augen der Anwesenden sein Gesicht wahren können!
In China und Japan ist es ratsam, die eigene Körpersprache zurückzunehmen. Dagegen wird es in den USA honoriert und mit Souveränität in Verbindung gebracht, wenn Sie den gelenkten Standortwechsel nutzen und zum Beispiel die Distanz zum Fragesteller verringern. Auch wenn Sie die Landessprache des Kunden nicht beherrschen, ist es ein Zeichen von Wertschätzung, wenn Sie sich einige Redewendungen und Höflichkeitsfloskeln vorab aneignen.

Briefen Sie Ihren Dolmetscher
Sprechen Sie mit ihm die gesamte Präsentation durch und prüfen Sie, inwieweit er die notwendigen Fachausdrücke und Abkürzungen verstanden hat. Lassen Sie über den Dolmetscher klären, welche Verzahnung von Präsentation und Diskussion gewünscht wird, welche fachliche Spezialisierung die Zuhörer haben und welche Fragen und Gesichtspunkte besonders wichtig sind. Diese Punkte gewinnen vor allem dann an Bedeutung, wenn Sie wenig Vorinformationen gewinnen konnten und wenn sich die Zusammensetzung des Gremium kurzfristig ändert. Bitten Sie Ihrer Dolmetscher, Sie über gruppendynamische Entwicklungen und Diskussionen innerhalb des Zuhörerkreises auf dem laufenden zu halten. Sprechen Sie nicht länger als ein bis zwei Minuten, bevor Ihr Dolmetscher die Übersetzung anschließt.

Bleiben Sie flexibel
Auch wenn Sie eine Darstellung am Bildschirm noch so gut ausgearbeitet haben, können Sie niemals mit Gewissheit sagen, wie Ihre Zuhörer darauf reagieren werden. Stellen Sie sich daher auf neue Situationen und Wünsche Ihres Auditoriums flexibel ein.
Flexibilität ist auch gefragt, wenn sich die Rahmenbedingungen kurzfristig ändern. So kann es vorkommen, dass die Präsentationszeit gekürzt wird oder dass sich das Auditorium anders zusammensetzt als angekündigt. Nutzen Sie vorher definierte Präsentationspfade und Links, um rasch Folien anzusteuern, die nach Ihrer Einschätzung besonders wichtig sind und die zu der veränderten Situation passen.

Tipps für die kundenorientierte Nachbereitung

Vernetzte Notebooks erlauben es, Ergebnisse, Vereinbarungen, offene Fragen und sonstige relevante Kundeninformationen ohne zeitlichen Verzug einzugeben und per Email zu versenden. Zugesagten Folgeaktivitäten können dadurch im Rahmen des After Presentation Service professionell und kundengerecht veranlasst werden. In vielen Veranstaltungen kann man über Digitalkameras präsentierte Inhalte und Arbeitsergebnisse an Pinnwand oder Flip-Chart sofort fotografieren und Anschriebe an digitalen Whiteboards unmittelbar in Protokolle einbinden und anderen zur Verfügung stellen.

Als Präsentator sind Sie auch Beziehungsmanager
Bei Computerpräsentationen ist es fahrlässig, den emotionalen Kontakt zum Kundenkreis zu vernachlässigen. Das Mensch-zu-Mensch-Verhältnis ist wichtiger für Vertrauensbildung und Entwicklung einer langfristigen Partnerschaft als Digitaltechnik und Multimedia. Achten Sie deshalb vor, während und nach der Präsentation darauf, dass entlang der gesamten Kontaktkette die Wirkung auf den Kunden positiv ist. Der Kunde muss spüren, dass er stets im Mittelpunkt steht und dass es dem Präsentator Freude macht, mit Ihm zu sprechen und mit ihm gemeinsam seine Probleme zu lösen. Schenken Sie Ihrem Gesprächspartner mindestens so viel Aufmerksamkeit wie dem präsentierten Thema.